俗話說“贏在起跑線”，詢價就是我們采購流程中的起跑線，無論我們面對的是一個新的供應商還是我們將要采購的一個新物料，如何獲得正確、及時的報價將直接影響我們今后的采購決策、采購成本及是否能夠贏得一個優(yōu)秀的合作伙伴，因此完整、正確的詢價是非常重要的！

一個完整的詢價文件通常應考慮包括以下要素：

1、物料名稱、物料編號

物料名稱和編號是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速檢索的依據(jù)，在使用上要特別注意物料編號的正確性。

2、需求量

通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的高低。

3、技術(shù)規(guī)格書

規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應包括最"新版本"的工程圖、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應商報價的一切信息。

4、到貨品質(zhì)

表達到貨品質(zhì)的方式有許多種，依照產(chǎn)品或服務的不同特性，可綜合使用品牌、同級品、商業(yè)標準、工程圖、樣品、性能或功能規(guī)格描述等幾種方式來進行。

5、幣值、貿(mào)易條件

在詢價單中要明確貨幣的種類和價值以及貿(mào)易方式。國際上常用的貿(mào)易方式如EXW、FOB、CIF，采用不同的貿(mào)易方式，買賣雙方所負擔的責任和風險是不同的，其產(chǎn)品的報價也會發(fā)生變化。

6、付款條件

在詢價中明確付款條件，賣方提出不同要求時，買賣雙方經(jīng)協(xié)議后確定。

7、交期

交期的要求包括買方對采購產(chǎn)品需要的時間，以及賣方需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常情況下單生產(chǎn)所需要的時間。

8、包裝方式

9、交貨地點、交貨方式

10、售后服務、保證期限

11、供應商的"報價有效期"

為了方便采購進行報價的比較與分析，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對于較復雜的產(chǎn)品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。　

12、"采購人員"與"技術(shù)人員"的姓名及聯(lián)絡電話

將"采購人員"與"技術(shù)人員"的姓名及聯(lián)絡電話告訴供應商，以供其咨詢，澄清規(guī)格要求上的問題